리걸 홀드

리걸 홀드(소송 보존 조치, litigation hold라고도 함)는 소송이 합리적으로 예상될 때 조직이 관련 정보를 모든 형태로 보존하기 위해 사용하는 절차입니다. 이는 미국의 Federal Rules of Civil Procedure(FRCP)와 다른 관할권의 유사한 법률이 정한 요구 사항입니다.

주요 활용 사례는 다음과 같습니다.

1. 소송: 소송이 예상되거나 실제로 제기된 경우, 조직은 자신의 입장을 충분히 방어할 수 있도록 관련 문서와 전자 데이터를 모두 보존해야 합니다. 이를 이행하지 않으면 법원의 제재로 이어질 수 있습니다.
2. 규제 조사: 조직이 규제 기관의 조사를 받는 경우, 특정 문서나 데이터를 보존하고 제출해야 할 수 있습니다.
3. 감사: 내부 감사든 외부 감사든 감사가 진행되는 동안 조직은 감사와 관련된 특정 데이터를 보존해야 할 수 있습니다.
4. 기록 관리: 경우에 따라 조직은 기록 관리 정책에 따라 삭제될 데이터의 삭제를 일시적으로 중단하기 위해 리걸 홀드를 사용하기도 합니다.

Mattermost는 기술 팀과 운영 팀이 매일 중요한 문서와 데이터를 공유하는 보안 협업 허브로 사용됩니다. 따라서 리걸 홀드는 팀을 위해 Mattermost를 배포한 기업과 공공 부문 조직이 위험을 최소화하면서 컴플라이언스 및 감사 요건을 충족하는 데 핵심적인 요구 사항입니다.

Mattermost 리걸 홀드는 eDiscovery 연동 및 데이터 보존 정책과 함께 사용하여, 컴플라이언스 요건에 맞게 보존하고 삭제할 데이터를 조정할 수 있습니다.

리걸 홀드 데모(미리 보기)

Mattermost의 리걸 홀드 워크플로를 알아보려면 이 YouTube 미리 보기 데모를 확인하세요.

아래는 Mattermost Legal Hold 플러그인을 사용해 Mattermost에서 리걸 홀드를 수행하는 단계별 안내입니다.

리걸 홀드 수행 방법

1단계: Mattermost Enterprise로 업그레이드

리걸 홀드는 Mattermost Enterprise에서 사용할 수 있습니다. Enterprise 플랜에 대해 자세히 알아보고 온라인으로 견적을 요청하려면 https://mattermost.com/pricing/ 을 방문하세요.

2단계: 리걸 홀드 정책 수립

리걸 홀드를 언제 시행할지에 대한 정책을 수립하세요. 이 정책은 법률 자문과 협의하여 마련해야 하며, 관련 정보를 보유하고 있을 가능성이 있는 대상 사용자를 식별하는 절차를 포함해야 합니다.

리걸 홀드 정책을 먼저 수립하면 컴플라이언스 및 감사 요건을 충족하도록 Mattermost 시스템을 올바르게 구성하여 관련 위험을 최소화할 수 있습니다.

3단계: Mattermost Legal Hold 플러그인 설정

플러그인 설치

1. 시스템 관리자 계정으로 Mattermost 워크스페이스에 로그인합니다.
2. Mattermost v8.0.1 이상과 호환되는 플러그인 바이너리 릴리스의 최신 버전을 다운로드합니다. 이전 버전의 Mattermost를 사용 중이라면 관련 문서에 따라 Mattermost v8.0.1 이상으로 업그레이드하세요.
3. System Console > Plugins > Plugin Management > Upload Plugin으로 이동해 이전 단계에서 다운로드한 플러그인 바이너리를 업로드합니다.
4. Installed Plugins 섹션에서 Legal Hold Plugin까지 스크롤한 뒤 Enable을 선택합니다.

플러그인 구성

Legal Hold 연동 기능이 활성화되면 HH:MM ±HHMM 형식으로 실행 시각을 구성할 수 있으며, UTC는 +0000으로 지정합니다.

Amazon S3 구성 설정을 지정하여 리걸 홀드용 맞춤 Amazon S3 버킷을 구성할 수 있습니다. S3 구성을 지정하지 않으면 Mattermost 서버의 파일 저장소가 사용됩니다. 파일 저장소 구성 옵션에 대한 자세한 내용은 제품 문서에서 확인하세요.

(선택) 데이터 보존 정책 구성

Mattermost 데이터베이스에 데이터와 첨부 파일을 얼마나 오래 보관할지 제어하기 위해 데이터 보존 정책을 선택적으로 구성할 수 있습니다.

4단계: 리걸 홀드 생성

Mattermost에서 다음 단계를 완료해 리걸 홀드를 생성하세요.

1. System Console > Plugins > Legal Hold Plugin으로 이동해 Create new를 선택합니다.
2. 리걸 홀드의 이름을 입력합니다.
3. 리걸 홀드 대상으로 지정할 사용자의 사용자 이름 또는 사용자 그룹을 지정합니다.
4. (선택) 공개 채널은 기본적으로 제외됩니다. 원한다면 지정한 사용자나 사용자 그룹이 멤버로 있는 공개 채널을 포함할 수 있습니다. 다만 그렇게 하면 사용 가능한 공개 채널 수에 따라 보존되는 데이터 양이 크게 늘어납니다.
5. 시작 날짜와 함께 사용자를 리걸 홀드 대상으로 두는 기간(일)을 지정합니다. 종료 날짜는 선택 사항입니다.
6. Create Legal Hold를 선택합니다. 다운로드 가능한 데이터는 다음 예약 작업이 실행될 때까지 제공되지 않습니다.

리걸 홀드 관리

리걸 홀드가 적용되어 있는 동안에는 리걸 홀드의 세부 정보를 편집하고, 리걸 홀드 시크릿에 접근하고, 보존된 데이터의 사본을 로컬 컴퓨터로 다운로드할 수 있습니다.

리걸 홀드 편집

Edit 아이콘을 선택하면 리걸 홀드의 이름 변경, 사용자 추가·제거, 종료 날짜 변경, 공개 채널 포함·제외를 할 수 있습니다.

리걸 홀드 시크릿 접근

리걸 홀드 시크릿을 사용하면 Mattermost에서 해당 리걸 홀드 데이터의 진위를 검증할 수 있습니다.

Show 아이콘을 선택하면 리걸 홀드 시크릿 키가 표시됩니다. 이 키의 사본은 안전한 위치에 보관하세요.

이 리걸 홀드에 포함된 파일의 내용을 검증하려면 processor 명령어에 다음 플래그를 추가해야 합니다: --legal-hold-secret <KEY>. 이 출력은 파일을 검증하여 processor의 나머지 출력과 함께 파일의 진위 상태를 다음과 같이 반환합니다.

성공:

Secret key was provided, verifying legal holds...
- Verifying Legal Hold *processor9*: Verified

오류:

...
Secret key was provided, verifying legal holds...
- Verifying Legal Hold *processor9*: [Error] hash mismatch for file: legal_hold/processor9_i7k1dbkipiyojeess6ozi4agyr/index.json
...

리걸 홀드 데이터 다운로드

Download 아이콘을 선택하면 보존된 데이터의 사본을 로컬 컴퓨터의 원하는 위치로 다운로드할 수 있습니다. 예약 작업이 최소 한 번 완료되기 전에는 다운로드할 수 있는 데이터가 없습니다. 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다.

5단계: 리걸 홀드 해제

리걸 홀드가 완료되면 해당 리걸 홀드 작업 오른쪽의 Release 옵션을 선택해 리걸 홀드를 해제하고 사용자를 대상에서 제외하세요.

자주 묻는 질문

누가 리걸 홀드를 시행할 수 있나요?

Mattermost 시스템 관리자만 리걸 홀드를 시행할 수 있습니다.

사용자는 자신이 Mattermost에서 리걸 홀드 대상이 되었다는 사실을 알 수 있나요?

아닙니다. 사용자는 리걸 홀드 대상이 되어도 알림을 받지 않으며, 리걸 홀드에 대한 어떠한 정보도 Mattermost 클라이언트에 표시되거나 Mattermost API로 조회되지 않습니다. 덕분에 사용자 행동에 영향을 주거나 이해 상충을 일으키지 않고 조사를 진행할 수 있습니다.

리걸 홀드는 어떤 유형의 콘텐츠를 다루나요?

리걸 홀드는 해당 리걸 홀드가 적용된 대화에서 공유된 모든 메시지와 파일 업로드를 다루며, 플러그인·봇·웹훅이 게시한 메시지도 포함합니다. 여기에는 공개 채널, 비공개 채널, 다이렉트 메시지, 그룹 메시지에서 공유된 메시지나 파일이 포함됩니다.

다만 리걸 홀드는 반응, 협업 플레이북, 음성 통화에는 적용되지 않습니다.

리걸 홀드 대상인 사용자가 자신의 메시지를 삭제할 수 있나요?

네, 사용자는 메시지를 삭제할 수 있지만, 앞서 설명한 단계에 따라 리걸 홀드가 시행된 경우 해당 메시지는 리걸 홀드 목적으로 보존됩니다.

과거 데이터를 수집하기 위해 리걸 홀드를 소급 적용할 수 있나요?

네, 다만 이는 리걸 홀드가 활성화된 시점의 기존 메시지·파일과 이후 생성되는 메시지·파일에 대해서만 보장됩니다. 리걸 홀드가 활성화되기 전에 삭제된 메시지나 파일은 복구되지 않습니다.

리걸 홀드는 e-discovery와 같은 것인가요?

아닙니다. 서로 관련된 용도로 쓰이지만 같은 것은 아닙니다.

리걸 홀드는 관련 전자 저장 정보(ESI)가 보존되도록 하는 초기 단계입니다. 반면 e-discovery는 보존된 데이터를 활용해 법적 절차나 조사 과정에서 ESI를 식별·수집·보존·처리·검토·제출하는 다단계 절차입니다.

Mattermost에서 e-discovery를 활성화하려면 어떻게 하나요?

e-discovery를 위한 데이터 추출에 대한 자세한 내용은 제품 문서에서 확인하세요.

S3에서 저장 비용과 버전 보존을 어떻게 관리하나요?

리걸 홀드 데이터 저장에 기존 S3 버킷을 사용할 계획이고 그 버킷에 버전 관리가 활성화되어 있다면, 버전 관리를 비활성화한 전용 S3 버킷을 사용할 것을 강력히 권장합니다.

Legal Hold 플러그인은 legalhold 디렉터리의 파일을 자주 수정하는데, S3 버킷 버전 관리가 활성화되어 있으면 수정할 때마다 새 버전이 생성됩니다. 그 결과 객체 버전이 빠르게 누적되어 저장 비용이 증가하고, 성능에 영향을 줄 수 있으며, S3 API 사용량이 늘어나고, 시간이 지날수록 버전 관리가 복잡해질 수 있습니다. 자세한 내용은 S3 Lifecycle Rules 문서를 참고하세요.

다운로드한 리걸 홀드 zip 파일을 확인하는 방법

리걸 홀드 데이터를 활용하려면 Mattermost GitHub 저장소에서 제공하는 processor 도구를 사용합니다. 이 도구는 브라우저로 열 수 있는 자체 완결형 HTML 사이트를 출력합니다.

processor 도구 다운로드 및 설정:

1. GitHub 릴리스 페이지에서 사용 중인 플랫폼에 맞는 processor 바이너리를 다운로드합니다.
2. macOS와 Linux에서는 processor에 실행 권한을 부여합니다.

$ chmod +x processor-vX.X.X-<platform>   # Replace with the actual filename you downloaded

사용법:

$ ./processor --legal-hold-data ./legalholddata.zip --output-path ./path/to/where/you/want/the/html/output --legal-hold-secret "your secret"

인자:

• --legal-hold-data: Mattermost에서 다운로드한 리걸 홀드 zip 파일의 경로
• --output-path: HTML 출력이 생성될 디렉터리
• --legal-hold-secret: (선택) 운영자가 다운로드한 zip 파일의 진위를 확인하기 위한 보안 수단으로 사용합니다. 운영자는 시스템 콘솔의 Legal Hold Plugin 설정 페이지에서 해당 홀드 항목 옆의 Show 아이콘을 선택해 특정 홀드에 해당하는 키를 복사할 수 있습니다.

채널이 보관된 경우에도 데이터가 수집되나요?

네. 보관 여부나 삭제 상태를 기준으로 필터링하지 않습니다. 다만 보관된 채널은 데이터 보존 설정에 따라 영구 삭제될 수 있으며, 그 시점부터는 리걸 홀드 리포트에 더 이상 나타나지 않습니다.

사용자가 한동안 채널의 멤버였다가 이후 채널을 나간 경우에도 데이터가 수집되나요?

네. 대상 사용자가 리걸 홀드 시작일과 종료일 사이의 어느 시점에라도 멤버였다면 해당 채널이 포함됩니다.

이후 비활성화된 사용자와의 다이렉트 메시지나 그룹 메시지에서도 데이터가 수집되나요?

네. 사용자의 비활성화 상태를 기준으로 필터링하지 않습니다.

그룹 메시지에서도 데이터가 수집되나요?

네. 공개 채널, 비공개 채널, 다이렉트 메시지와 마찬가지로 그룹 메시지에서도 데이터가 수집됩니다.